Il Gusto di Scrivere ha incontrato Silvia Panzarin, giornalista pubblicista che negli ultimi anni ha unito la professionalità di ufficio stampa con il settore del non profit, da sempre a lei vicino. Attualmente è infatti la responsabile ufficio stampa di Aragorn, agenzia di comunicazione ed eventi per associazioni e onlus.

Quali caratteristiche sono imprescindibili per un ufficio stampa?

Un ufficio stampa deve essere prima di tutto documentato a dovere sulla notizia che sta veicolando e sul “cliente” per cui sta lavorando. Ciò permette di interagire in modo sicuro e professionale sia con il cliente che con il giornalista (che, nel caso di testate o rubriche specializzate, ne può sapere più di noi sull’argomento). Nel primo caso avremo la fiducia del cliente che si affiderà a noi senza ansie (e soprattutto senza dare consigli che magari non gli competono), nel secondo caso riusciremo a instaurare un dialogo costruttivo e produttivo con il giornalista ai fini del nostro obiettivo: la pubblicazione della notizia che stiamo veicolando. In questo caso, inoltre, non ci si dovrebbe trovare mai impreparati o titubanti davanti a eventuali domande o richieste di approfondimento (dati, foto, interviste, documentazioni varie) da parte del giornalista.
Fondamentale è anche la capacità di proporre la notizia con tagli diversi a seconda della rubrica curata dal giornalista o del target della testata. Non basta scrivere un buon comunicato e inviarlo a pioggia, ma bisogna conoscere il giornale e capire le sue esigenze in termini di notizie da pubblicare. Ed è anche importante escludere quelle testate che riteniamo non possano pubblicare il nostro comunicato perché non in target: se un giornalista vede arrivare una mail con un testo non pertinente ai suoi argomenti, ne concluderà che non siamo in grado di capire la linea editoriale o anche semplicemente l’interesse del suo lettore.
Infine, bisogna avere un buon rapporto con il telefono, strumento fondamentale dell’ufficio stampa! Da usare sempre negli orari pertinenti per una redazione.


Quale tipo di scrittura è preferibile usare per un comunicato stampa?

Per costruire un comunicato stampa la prima cosa che ci si deve chiedere è: “cosa interessa al lettore?” e “come questa notizia può essere degna di attenzione?”. La scrittura, poi, deve avere uno stile giornalistico: semplice, diretto, senza iperboli o aggettivi tipici della pubblicità (non stiamo promuovendo qualcosa, stiamo dando una notizia). Nelle prime righe va scritto il succo della notizia (i giornalisti non hanno il tempo di leggere interamente tutti i comunicati che arrivano alle loro mail, quindi devono avere un’idea precisa della notizia solo dal titolo e dal primo paragrafo). Di norma sarebbe bene non andare oltre una pagina, ma certi approfondimenti possono andare anche in una seconda, magari evidenziati in un box che rende chiaro il testo anche a una prima occhiata.
Titolo, sottotitolo e occhiello devono richiamare in modo efficace la notizia e attirare l’attenzione sulla cosa più pertinente e importante per la testata (si possono anche scrivere comunicati diversi con titoli diversi a seconda del tipo di testata a cui ci rivolgiamo).
In calce, infine, vanno lasciati i propri riferimenti (inserendo sempre un cellulare).


Quali sono le regole d’oro per essere efficaci nell’attività di ufficio stampa e conquistare l’attenzione dei giornali?

Anche se a volte non abbiamo in mano delle notizie forti da veicolare, credo che l’importante sia sempre porsi con i giornalisti non come “venditori” ma come colleghi che propongono una notizia (che, certo, poi può interessare o meno). Questa è la cosa più difficile, ma un giornalista non deve “farci un favore” tenendo in considerazione e pubblicando il nostro comunicato, ma dovrebbe riuscire a trovare uno spunto interessante per le sue pagine e per i suoi lettori (della serie “grazie per avermi avvisato di questa cosa!”, anche se mi rendo conto che non può essere sempre così!).